Prosedur Menerima Telepon Yang Benar

 

Langkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalah sebagai berikut:
1.Identifikasi Nama Diri atau Perusahaan
Sebutkan nama anda, nama perusahaan, nama bagian atau  nomor telepon diikuti dengan ucapan salam.
Jika telepon masuk berasal dari luar perusahaan sebutkan nama perusahaan atau nomor telepon perusahaan.
Contoh:
PT MAWAR MERAH, Selamat pagi
774773, Selamat siang

Jika telepon masuk berasal dari lingkungan perusahaan sendiri sebutkan nama bagian atau nomor extention.
Contoh:
Departemen Pemasaran, Selamat siang
Pesawat 212, Selamat pagi

2.Lakukan Penyaringan Topik Pembicaraan
Seleksilah isi materi yang dibicarakan penelepon. Hal ini untuk menghindari pembicaraan yang sifatnya rahasia atau pembicaraan yang bukan merupakan kewenangannya. Disamping itu juga dimaksudkan untuk mengurangi kesibukan kantor yang tidak perlu.
 Penyaringan topic ini meliputi hal-hal sebagai berikut:
1) Mengidentifikasi nama dan nomor telepon penelepon
2) Menanyakan alamat yang ingin dituju
3) Menanyakan maksud pembicaraan
 Untuk melakukan penyaringan ini dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut:
1) Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya     bicara
2) Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa
3) Boleh saya tahu hal yang ingin dibicarakan, dsb.
Prosedur Menerima Telepon Yang Benar Sumarna Almarogi Langkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalah sebagai berikut: 1.Identifikasi Nama Diri atau Perusahaan Sebutkan nama anda, nama pe...