Persiapan awal kegiatan reception

 

    Jika pada catatan riwayat kunjungan tamu tersebut pernah menyampaikan keluhan tentang kamar yang tidak tenang atau bising, maka reception akan memberikan kamar yang lebih tenang dan jauh dari kebisingan. 126 Jika tamu tersebut adalah tamu langganan (frequent guest), maka dapat diberikan pelayanan yang lebih seperti kamar yang lebih bagus atau extra amenities seperti buah(fruit basket) atau bunga di kamar(flower bouquet) tamu dan sebagainya.

    Beberapa informasi yang di dapat dari room rack yaitu: 123 • Lokasi kamar: Lokasi kamar akan dikenal dari nomor-nomor kamar, misalnya: 312 : terletak di lantai tiga 231 : terletak di lantai dua • Nomor kamar: setiap kamar diberi nomor dan semua nomor kamar yang ada dicantumkan pada rak kamar. • Harga kamar: harga setiap kamar dapat diketahui dengan melihat pada room rack. • Status kamar: status kamar dapat dilihat dari kode warna yang digunakan dan data pada room rack slip. status yang dapat diketahui yaitu: occupied, vacant, out of order, occupied no luggage.

    Pada blocking card dicantumkan nomor kamar, nama tamu atau nama rombongan atau perusahaan, dan tanggal kedatangannya serta cara pembayarannya. Room blocking slip Laporan status kamar (room status report) Laporan status kamar perlu dibuat terutama bagi hotel-hotel yang telah menggunakan sistem komputerisasi.

    Nomor-nomor kamar yang dapat dijual kepada tamu tanpa reservasi (walk-in guest). Expected arrival list Catatan riwayat kunjungan tamu (guest history record) Di beberapa hotel menyimpan catatan riwayat kunjungan tamu yang berisikan informasi tentang tamu-tamu yang pernah menginap di hotel tersebut.

    Persiapan awal kegiatan reception Membaca buku komunikasi(log book/diary communication) Seluruh karyawan sebaiknya membaca log book di awal kerjanya serta memelihara dan menjaga agar buku komunikasi ini selalu memberikan informasi terkini tentang hal atau masalah-masalah yang memerlukan tindak lanjut dari petugas dalam kelompok kerja (shift) terdahulu kepada kelompok kerja berikutnya sehingga mempermudah pekerjaan dan menjamin pelayanan tamu diberikan secara maksimal karena segala hal penting yang berkaitan dengan tamu dicatat.

    Laporan tentang status kamar tamu yang dioperasikan dengan sistem komputer juga diinformasikan kepada departemen lain di hotel dan selalu diperbandingkan dengan keadaan yang 204 SUTANTO, MR 25/08/2007 PT.

    Log book ini merupakan catatan penghubung penting dari shift yang satu ke yang lain tentang informasi, seperti keluhan tamu, pindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, persiapan yang belum selesai dan memerlukan tindak lanjut dari kedatangan VIP, rombongan, dsb.

    Informasi yang terdapat pada laporan status kamar selalu berisikan indikasi tentang status kamar tamu, seperti occupied, vacant, dirty/clean, out of order, dan blocked rooms.

    Tujuannya adalah agar tamu yang telah memesan kamar pasti mendapatkan kamar sesuai dengan pemesanannya, seperti kamar yang terletak di lokasi tertentu, pemandangan, pintu penghubung, dan sebagainya yang menjadi permintaan khusus dari tamu.

    SUNAN GIRI NO 15 PA/CASH SURABAYA 124 - Jumlah kamar terisi=70 - Jumlah kamar yang akan berangkat/due out room=29 - Jumlah kamar yang diharapkan tiba=34 Maka kamar yang bisa dijual kepada tamu, dengan perhitungan (70-29)+34=75.

    Mencantumkan nomor kamar yang telah ditentukan pada slip pemesanan kamar pada buku harian dan atau daftar tamu diharapkan tiba
Persiapan awal kegiatan reception Sumarna Almarogi     Jika pada catatan riwayat kunjungan tamu tersebut pernah menyampaikan keluhan tentang kamar yang tidak tenang atau bising, maka recept...